Le décompte général définitif (DGD) est un document essentiel dans la réalisation de tout projet, en particulier dans le domaine de la construction. Il permet de faire l’état des lieux final des dépenses effectuées et des travaux réalisés, facilitant ainsi le contrôle et le suivi financier.
Pour établir un DGD précis et complet, l’utilisation d’un outil tel que Microsoft Excel constitue une solution incontournable. Dans ce guide, nous vous proposons de découvrir comment élaborer un modèle de DGD sous Excel simple et efficace.
Comprendre les fondamentaux du décompte général définitif
Avant de se plonger dans l’élaboration du modèle, il convient de rappeler ce qu’est le décompte général définitif et son importance dans le cadre d’un projet. Le DGD est la synthèse finale des dépenses et des travaux réalisés au cours d’un marché ou d’une opération, il tient compte du respect des délais, de la qualité des réalisations et des dépenses engagées pour la mission.
Cette étape incontournable permet de vérifier la conformité du travail effectué en regard du cahier des charges et des pénalités éventuellement appliquées en cas de retard ou de malfaçon.
Pourquoi utiliser Excel pour créer un modèle de DGD ?
Excel est un outil puissant et polyvalent qui permet de créer facilement des tableaux, des graphiques et des formules pour organiser, analyser et présenter des données de manière claire et structurée. Grâce à sa souplesse et ses fonctionnalités avancées, il est parfaitement adapté pour gérer un projet complexe et élaborer un DGD précis.
Il est également possible d’utiliser Excel en complément d’autres logiciels spécialisés, comme par exemple des outils de gestion de projet ou de suivi financier. Cela permet de disposer d’un ensemble de fonctionnalités solides et adaptées à la spécificité du marché ou de l’opération concernée.
Les étapes de création d’un modèle de DGD sous Excel
Pour élaborer un modèle de décompte général définitif, efficace et pertinent, voici les principales étapes à suivre :
1. Structurer le fichier Excel
Commencez par créer un nouveau classeur Excel, dans lequel vous allez concevoir votre modèle de décompte général définitif. Créez ensuite une première feuille intitulée « DGD », qui servira à regrouper toutes les informations et données relatives au calcul du décompte général définitif.
Dans cette feuille, structurez vos données en créant différentes sections correspondant aux grandes catégories de dépenses et de travaux réalisés. Par exemple, vous pouvez prévoir des sections pour les coûts du personnel, les frais matériels, les honoraires, les pénalités ou encore les travaux supplémentaires.
Si vous décidez de partager votre décompte général définitif, pensez à créer une page de garde captivante en format Word.
2. Renseigner les données et les formules
Dans chaque section, il est maintenant temps de renseigner les informations relatives à chaque dépense ou prestation réalisée. N’hésitez pas à créer autant de lignes que nécessaire pour chaque catégorie, en veillant à bien indiquer la nature de la dépense, le montant initial prévu et le montant final.
Ensuite, mettez en place des formules de calcul pour automatiser le décompte général définitif. Ces formules peuvent être par exemple des sommes, des moyennes, des écarts ou des pourcentages d’évolution. Veillez à bien tester l’ensemble de vos calculs pour éviter toute erreur dans votre modèle.
3. Utiliser les fonctionnalités avancées d’Excel
Pour faciliter le suivi du projet et la prise de décision, pensez à utiliser les nombreuses fonctionnalités offertes par Excel. Par exemple, vous pouvez mettre en place des graphiques pour visualiser l’évolution des dépenses au fil du temps, ou encore utiliser les fonctions de tri et de filtrage pour personnaliser l’affichage des données selon vos besoins.
De même, n’hésitez pas à jouer avec les mises en forme conditionnelles pour mettre en avant les dépassements de budget, les retards de livraison ou les erreurs potentielles dans votre modèle. Enfin, exploitez les outils de protection d’Excel pour sécuriser vos données et limiter les modifications non autorisées.
Pistes d’amélioration et bonnes pratiques
Pour rendre votre modèle encore plus complet et efficace, voici quelques pistes d’amélioration et conseils supplémentaires :
1. Élaborer un tableau de bord synthétique
Pour permettre à tous les acteurs du projet d’avoir une vision globale et actualisée du décompte général définitif, prévoyez de créer un tableau de bord récapitulatif sur une feuille dédiée. Ce dashboard doit regrouper les principaux indicateurs clés et données essentielles concernant le marché ou l’opération en question, comme la situation financière, les échéances à venir, les risques et opportunités identifiées, etc.
Créer un tableau de Bord sur Excel interactif
Découvrez comment créer un tableau de bord interactif sur Excel, vous permettant ainsi de visualiser et d’analyser vos données de manière dynamique et efficace, idéal à utiliser pour votre décompte général définitif.
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2. Centraliser les données
Essayez autant que possible de centraliser l’ensemble des informations et documents liés au projet dans un seul fichier Excel, pour faciliter le partage des données et la mise à jour du modèle.
3. Adapter le modèle aux spécificités du domaine
Chaque secteur d’activité possède ses particularités et exigences en matière de gestion de projet et de suivi financier. Pour garantir la pertinence et l’utilité de votre modèle de DGD sous Excel, n’hésitez pas à adapter sa structure et son contenu selon les spécificités de votre métier et les besoins des utilisateurs finaux.
Enfin, assurez-vous de bien respecter les bonnes pratiques d’utilisation d’Excel, notamment en termes de références, de noms de plages et de formules complexes, afin de garantir la pérennité et la fiabilité du modèle.
En suivant ces conseils et étapes, vous disposerez ainsi d’un solide modèle de décompte général définitif sous Excel pour assurer une gestion rigoureuse de vos projets et opérations.
